Assistant(e) Administratif(ve) et chargé(e) d'accueil H/F (H/F)

CONTEXTE DU POSTE Au sein de notre centre de formation et CFA, le/la Assistant(e) Administratif(ve) constitue le premier point de contact pour l'ensemble des publics de l'établissement : étudiants, formateurs, partenaires, prestataires et visiteurs. Véritable pivot entre les équipes pédagogiques, administratives et les étudiants, il/elle assure la fluidité du fonctionnement quotidien de l'établissement grâce à une gestion rigoureuse de l'accueil, des tâches administratives et des moyens généraux. MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES 1. Gestion administrative et accueil Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers administratifs Renseigner et actualiser les tableaux de bord administratifs Établir et suivre les feuilles d'état de services des intervenants Assurer la complétude et la conformité des dossiers étudiants dans le logiciel dédié Saisir, mettre en forme et diffuser des documents administratifs variés : courriers, notes, tableaux, comptes rendus de réunion Rédiger des courriers et mails courants sous la responsabilité de la direction Assurer la mise en page et la qualité formelle des documents produits Gérer et mettre à jour les modèles de documents de l'établissement Accueillir, orienter et renseigner l'ensemble des visiteurs, étudiants et partenaires Assurer la réception des appels entrants et sortants : prise en charge, filtrage, transmission et prise de messages Orienter les interlocuteurs vers les personnes ou services compétents Fournir un premier niveau d'information sur les formations, les procédures et la vie de l'établissement Veiller à la qualité de l'accueil et à l'image de l'établissement 4. Réception, traitement et diffusion de l'information Assurer la diffusion interne de l'information (notes de service, circulaires, communications de la direction) Relayer les informations importantes auprès des étudiants, enseignants et équipes administratives Gérer les e-mails reçus et assurer un premier traitement des messages entrants 5. Gestion des écrans d'affichage et des tablettes Assurer la mise à jour régulière des contenus diffusés sur les écrans d'affichage dynamique de l'établissement Coordonner avec les équipes pédagogiques et la direction les informations à afficher (emplois du temps, événements, annonces) Veiller à la pertinence, à l'actualité et à la lisibilité des contenus diffusés 6. Gestion des moyens généraux et fournitures Réaliser et tenir à jour l'inventaire des moyens généraux de l'établissement (mobilier, équipements, consommables) Identifier les besoins en renouvellement et soumettre les demandes d'approvisionnement Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes auprès des fournisseurs Assurer le suivi des livraisons et vérifier la conformité des commandes reçues Signaler à la direction tout dysfonctionnement ou besoin de maintenance